Declaración de Política
Coni Blau reconoce la importancia de un control documental y una gestión de registros eficaces para mantener la integridad, la confidencialidad y la accesibilidad de la información crítica. Esta Política de control de documentos y gestión de registros describe nuestro compromiso de establecer pautas claras para la creación, gestión y retención de documentos y registros en toda la organización.
Objetivos
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Integridad del documento: Asegurarse de que los documentos y registros sean precisos, estén actualizados y reflejen la información más reciente.
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Confidencialidad: Proteger la información sensible y confidencial del acceso y la divulgación no autorizados.
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Accesibilidad: Asegurarse de que el personal autorizado pueda acceder a los documentos y registros necesarios de manera eficiente.
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Cumplimiento: Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con la retención y gestión de documentos.
Responsabilidades
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Equipo de Control Documental y Gestión de Registros: Este equipo supervisará la implementación de la política y garantizará su aplicación coherente en toda la organización.
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Empleados: Todos los empleados son responsables de seguir los procedimientos de control de documentos y gestión de registros como se describe en esta política.
Procedimientos de control de documentos
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Creación y aprobación de documentos:
- Todos los documentos deben ser creados y revisados por personal autorizado.
- Los documentos estarán claramente etiquetados con un identificador único, fecha y número de versión.
- Los cambios a los documentos deben ser revisados y aprobados por el personal designado.
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Control de acceso:
- El acceso a los documentos estará restringido a personas autorizadas según sus funciones y responsabilidades.
- Los documentos digitales estarán protegidos con contraseña o encriptados para evitar el acceso no autorizado.
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Retención de documentos:
- Los documentos se conservarán durante el período mínimo exigido por la ley o las normas reglamentarias.
- Los documentos obsoletos o caducados se archivarán o eliminarán de forma segura siguiendo procedimientos documentados.
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Recuperación de documentos:
- Se implementarán procesos de recuperación de documentos para permitir que el personal autorizado acceda a los documentos de manera eficiente cuando sea necesario.
Procedimientos de gestión de registros
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Clasificación de registros:
- Los registros se clasificarán según su importancia, sensibilidad y requisitos legales.
- A cada registro se le asignará un período de retención.
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Almacenamiento y Protección:
- Los registros se almacenarán en un entorno seguro y controlado para evitar daños o acceso no autorizado.
- Los registros digitales se almacenarán en servidores seguros con controles de acceso y cifrado.
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Retención y Eliminación:
- Los registros se conservarán durante el período especificado en el programa de conservación de la organización.
- Los registros obsoletos o caducados se destruirán o eliminarán de forma segura siguiendo procedimientos documentados.
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Pista de auditoría:
- Los registros relacionados con procesos y transacciones críticos incluirán un registro de auditoría para mantener la transparencia y la trazabilidad.
Cumplimiento y revisión
Coni Blau garantizará el cumplimiento de las leyes y reglamentos pertinentes que rigen el control de documentos y la gestión de registros. Esta política se revisará periódicamente para garantizar que se mantenga actualizada y eficaz.
Confidencialidad y protección de datos
Coni Blau se compromete a mantener la confidencialidad y seguridad de la información y los datos sensibles de conformidad con las leyes y normativas de protección de datos.
Formación y concientización
Coni Blau proporcionará programas de formación y sensibilización a los empleados para garantizar una comprensión clara de las prácticas de control de documentos y gestión de registros.
En Coni Blau, la gestión eficaz de documentos y registros es fundamental para mantener la integridad de nuestras operaciones. Esta política ayuda a garantizar que protejamos la información confidencial, cumplamos con las regulaciones y accedamos de manera eficiente a los datos necesarios para nuestros procesos comerciales. Su adhesión a esta política respalda nuestro compromiso con una gestión eficaz de documentos y registros.